メールコラボレーションツール メタアーク

メタアークは、企業内情報共有、プロジェクトチーム内情報共有、多企業構成チーム間での情報共有など、使いたい目的や内容によって下記フォルダをグループのコミュニティとして自由に作成できます。
　・グループですべての情報をまとめて共有・管理できる情報整理箱タイプのフォルダ
　・グループのメールによる情報共有を容易にするメーリングリスト受信箱タイプのフォルダ
　・顧客とのメールをグループで共有・管理できる共有メール受信箱タイプのフォルダ
メタアークは、どのタイプのフォルダでも、統一されたシンプルなインターフェースで操作できるので、誰でも簡単に、現在お使いのメールソフトとメタアークだけで、多様な情報共有コミュニティを構築できます。

メタアークは、メールのスレッド表示機能で関連するすべての送受信メールがスレッドで一括りに一覧で表示されますので、メールを使ってのファイルのやりとりの流れを視覚的に時系列で確認することができます。これによって、改訂の過程が残るとともに、改訂前の版に戻ることが容易です。また、添付ファイルだけを、画像や写真、動画、音楽、エクセル、ワード、パワーポイント、 PDFなどのファイルの種類を対象としてタグやフリーワードで素早く検索できます。

メタアークは、ワンクリックで瞬時に絞り込まれて表示されるタグ検索機能で直感的にメールを探すことができます。タグは複数を組み合わせることで面白いように軽快にメールが絞り込まれます。さらにフリーワードやキーワード、担当者などの検索を組み合わせることで素早く目的のメールを探し出せます。

メタアークでは、フォルダに登録されているメンバーはフォルダからファイルを送信するか、フォルダのメールアドレス宛にファイルを送信することで、さまざまな書式のテキストや添付ファイル、動画、写真、その他さまざまなタイプの情報が簡単に整理・保管できます。フォルダに保管される時に、タグを自動で付加する機能で整理されますので、後から簡単にタグで検索できます。さらに、全文検索を組み合わせて検索すればドキュメント形式のファイル内部まで検索できます。

メタアークは、プロジェクトごとにメーリングリスト受信箱タイプのメーリングリストフォルダを使用できます。フォルダのメールアドレス宛にメールを送信するか、フォルダからメッセージを送信することで、メンバー全員にメールが届き、さらにフォルダにアーカイブされます。メールはプロジェクトごとのメーリングリストフォルダに時系列に整理されアーカイブされますので、 メタアークにアクセスしていつでも簡単にプロジェクトごとのメーリングリストを確認できます。

メタアークは、顧客対応窓口のメールアドレスごとに共有メール受信箱タイプの共有メールフォルダを使用できます。フォルダに登録されているメンバーは各自のメールアドレスを使用する代わりに、このフォルダに設定された顧客対応窓口のメールアドレスでメールを送受信できます。また、送受信メールはスレッドで一括りに管理できますので、送受信メールをスレッド単位で一覧表示することでメール対応状況の確認作業を必要最小限の時間で行うことができます。

メタアークは、複数のネットショップのメールアドレスごとに共有メール受信箱タイプの共有メールフォルダを使用できます。フォルダに登録されているメンバーは各自のメールアドレスを使用する代わりに、このフォルダに設定されたネットショップのメールアドレスでメールを送受信できます。また、顧客との送受信メールは対応状態によって「未対応」「対応済」「保留」「編集中」の各ステータスがアイコンで表示され、メンバーの誰かが返信を書き始めた時点で、そのスレッドは編集中となり、他のメンバーは返信ができなくなります。

メタアークの情報整理箱タイプの基本フォルダは、メールの本文や添付ファイルをメンバーに送信しないでアーカイブすることができますので、データ受け渡し専用のグループとしても使用できます。共有文書、画像、動画などをアップロードするだけでアップロードされたデータは全て保存され時系列に整理されるため、更新履歴を追跡することも容易です。共有に最適な情報のつながりが、自然と構成されるため、途中参加でも、活動の過程や進捗状況をしっかり把握できます。

メタアークの情報整理箱タイプの基本フォルダを使用すれば、メンバー同士のコミュニケーションを掲示板のように使用できます。通常の掲示板と異なり、メッセージだけでなくいろいろな種類の複数ファイルを添付でき、返信メッセージにもファイルを複数添付する事ができます。メッセージとともに、あらゆるファイルが一元して整理されていきますのでメンバー同士のコミュニケーションに最適な情報のつながりが、自然と構成されます。

メタアークのフォルダの管理者は、誰がどの情報（メールやファイル）にアクセスしたかを確認できます。連絡する情報をメタアークのフォルダの中に作成するだけでアクセス情報がメールでメンバーに連絡されます。メンバーは、送られてきたアクセス情報からワンクリックでメタアークにアクセスし、その情報を見ることができ、管理者はメンバーがその情報にアクセスしたかどうかを簡単に確認することができます。